Kita
semua paham dan sependapat kalau Sumber Daya Manusia tanpa bisa dipungkiri
menjadi sesuatu hal yang penting bagi perkembangan sebuah perusahaan. Atau saat
ini sering kita mendengar istilah bahwa Sumber Daya Manusia merupakan Asset
perusahaan yang dimasukkan kedalam salah satu kolom investasi bukan lagi biaya,
mengingat manusia bisa atau dapat berkembang dan dikembangkan . Tetapi pada
kenyataannya dibeberapa perusahaan untuk mulai dari hal terkecil seperti
memunculkan bagian yang mengelola Sumber Daya Manusia saja masih jarang. Dan salah satu sebabnya, karena
rata-rata mereka masih rancu atau bingung antara Personalia dengan HRD (Human
Resource Department).
Sebenarnya Personalia, Administrasi dan Manajemen
Personalia, Departemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management
Department) merupakan beberapa istilah yang dipakai untuk menggambarkan
fungsi hubungan personalia. Yaitu sebuah bagian yang mengelola atau mengatur
hubungan antara karyawan dengan perusahaan.
Berbagai terminologi (istilah) diatas sebenarnya
mengandung beberapa hal pokok, yaitu menekankan perencanaan, implementasi
rencana dan perhatian yang lebih besar terhadap aspek manajerial serta
pendayagunaan orang-orang sebagai sumber daya organisasi secara lebih baik.
Terminologi Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan sebuah terminologi baru
yang mulai disosialisasikan pada tahun 1970-an dan diterima secara luas baru
pada tahun 1989-an, dimana saat Perhimpunan Amerika untuk Administrasi
Personalia (American Society for Personnel Administration, ASPA)
mengganti namanya menjadi Perhimpunan untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (Society
For Human Resouces Management, SHRM). Walaupun begitu kedua istilah
tersebut tetap mengacu pada hal serupa, yaitu pengelolaan sumber daya manusia
dalam sebuah perusahaan.
Yang membedakan antara kedua istilah tersebut adalah
adanya penekanan pada aspek fungsi.
Antara lain definisi dari personalia adalah :
”Fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR (Human
Resources) yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap
Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan,
absensi, pencatatan cuti tahunan”.
atau
”Pengelolaan SDM yang lebih fokus kepada hal-hal yang
bersifat administratif yang mengatur hubungan kerja antara employer
(Pemberi Kerja) dan employee(Pekerja), sebagai salah satu sumberdaya
yang dimiliki organisasi. Aktivitas paling intens yang dilakukan adalah
rekrutmen. Personalia utamanya juga berfungsi melakukan proses dokumentasi,
pengelolaan serta proses kepegawaian yang terkait langsung dengan tahapan
seleksi, pengangkatan dan kekaryaan dan pemberhentian/pemutusan hubungan kerja.
Personnel / Personalia terkait langsung dengan filing dokumen-dokumen
kepegawaian, payroll dan administrasi terkait dengan individu/karyawan”
Sedangkan
definisi dari HRD (Human Resources Department), adalah :
“Berfungsi
lebih luas dari Personnel Management, meliputi proses fungsi perencanaan
strategis tenaga kerja (HR Planning), HR Budgeting, Assessment,
Recruitment & Selection, Hiring and Termination, Career Development,
Organization Development, Performance Management, Industrial Relationship,
Pension, Training, dan System Development serta seringkali melibatkan fungsi
General Affairs (Umum) di dalamnya. Dengan demikian, HRD (Human
Resource Development) adalah kegiatan pengelolaan SDM yang lebih fokus pada
hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan SDM sebagai salah satu sumberdaya
penting yang dimiliki oleh organisasi, atau “Bertanggung
jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi”
Dan
pengelolaan sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi adalah memiliki 8
aspek/pilar; dimulai dari Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training
and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit),
Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career
Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan
Personnel Administration and HRIS. Masing-masing pilar inilah yang akan
menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber
daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi”
Seperti
yang disampaikan di atas bahwa sebenarnya Manajemen HRD / Sumber Daya Manusia
merupakan perkembangan dari Manajemen Personalia, yang jika di lihat dari
sejarahnya ,maka mengalami perubahan, pada sikap dan pendekatan terhadap
hubungan perusahaan dengan karyawan. Dimana yang dulunya hanya bersifat
administrasi dan pengarsipan saat ini sudah mulai berkembang hingga masuk
kedalam strategy bisnis perusahaan di bidang SDM-nya.
PEMBAGIAN KERJA FUNGSI DAN LINGKUP MANAJEMEN PERSONALIA ATAU
HRD (Human Resource Department)
Pembentukan
fungsi Personalia atau HRD sebenarnya saat ini lebih di munculkan disesuaikan
dengan kebutuhan dan ruang lingkup perusahaan. Jika sebuah perusahaan dalam
membagi fungsi tugasnya, yang biasa tertuang dalam struktur organisasi tidak
begitu kompleks, maka untuk pengelolaan SDMnya cukup di kelola oleh fungsi
personalia. Karena keputusan untuk pengelolaan SDM masih sepenuhnya menjadi
tanggung jawab pucuk pimpinan.
Dan
jika perusahaannya cukup besar, dimana secara Struktur Organisasi banyak fungsi
yang dikelola maka pengelolaan SDMnya sudah selayaknya di kelola oleh fungsi
HRD. Dimana fungsi tersebut sudah memiliki kewenangan untuk mengelola SDM
perusahaan. Sehingga pucuk pimpinan sudah tidak begitu direpoti lagi dengan
hal-hal yang terkait SDM.
Tetapi
dibentuknya fungsi / unit Personalia atau HRD tidak berarti bahwa segala
aktivitas mengenai fungsi personalia hanya dikerjakan oleh unit personalia atau
HRD.
Atau
ada harapan jika sebagian dari aktivitas fungsi personalia atau HRD didelegasi
kepada masing-masing manajer termasuk kepada kepala departemen (bagian atau
seksi). Sehingga masing-masing kepala (Manajer) berfungsi sebagai personalia,
hal tersebut lebih memudahkan perusahaan untuk melakukan kontrolnya.
TUJUAN DARI PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Manajemen Sumber Daya Manusia akan semakin penting bagi
organisasi, dimana jika persoalannya sudah menyangkut ketersediaan tenaga
berbakat dalam rangka menunjang rencana pertumbuhan bisnis organisasi. Hal
tersebut seiring juga bahwa saat ini sudah diakuinya tenaga kerja menjadi salah
satu Sumber Daya yang penting bagi perusahaan.
Seperti contoh di bawah ini yang menggambarkan bahwa
pengelolaan dari sumber daya manusia saat ini sangat diperlukan, karena jika
tidak maka kita akan tertinggal atau bahkan terlewati oleh kompetitor.
Jadi sebenarnya keputusan-keputusan yang diambil oleh
manajemen langsung maupun tidak langsung akan berdampak pada sumber daya
manusia, sehingga jelas bahwa pengelolaan sumber daya manusia juga akan
mempengaruhi keputusan dari pihak manajemen.
Oleh sebab itu pengelolaan Sumber Daya Manusia menjadi
salah satu kebutuhan pokok bagi setiap organisasi yang sedang berkembang.
Ditambah lagi fungsi pengelolaan sumber daya apakah yang paling cocok untuk
mengelola organisasi yang sedang dijalankan, personalia atau HRD.
Jadi sebenarnya inti dari pemilihan antara personalia dan
HRD adalah kembali lagi kepada kebutuhan organisasi itu sendiri, seberapa besar
organisasi tersebut akan berkembang.
Seperti jika kita memilih personalia, maka harus dipastikan
bahwa didalam organisasi lebih mudah untuk di kontrol oleh pucuk pimpinan,
karena seluruh kebijakan secara 100% masih dipegang oleh pucuk pimpinan.
Sehingga organisasi yang digambarkan terkesan tidak begitu rumit, dan
pengelolaannya juga hanya bersifat administratif saja, seperti personnel file,
absensi, ijin, payroll, dll.
Begitu juga jika kita melihat dari kacamata HRD, secara
umum pengeloaannya juga sudah berbeda, dimana untuk fungsi recruitment sampai
dengan pengembangannya sudah harus dikelola oleh satu fungsi. Selain itu
terkait dengan kewenangan dan dalam hal pengelolaan fungsi sudah terdelegasikan
pada penanggung jawab fungsi tersebut. Organisasi yang berjalan pun juga
cenderung cukup besar, sehingga dalam setiap pengelolaannya dibutuhkan orang
lain, tidak bisa semata-mata di handle oleh pucuk pimpinan.
Jika kembali dilihat kembali berdasarkan fungsi antara
fungsi Personalia dengan HRD pada dasarnya harus disesuaikan dengan kebutuhan
dari perusahaan dan memiliki 4 (empat) peran penting yang di jalankan secara
bersamaan oleh seorang pengelola SDM, antara lain :
- Sebagai mitra strategis yang menekankan pada aspek strategis dan berkenaan dengan proses-proses yang ada dalam organisasi. inilah yang disebut wilayah Manajemen Sumber Daya Manusia (strategis).
- Sebagai agen perubahan yang menekankan pada aspek strategis dan berkenaan dengan unsur orang-orang yang ada dalam organisasi. inilah yang disebut wilayah Pengembangan SDM atau HRD (Human Resource Development).
- 3 Sebagai pemerhati karyawan yang menekankan pada aspek operasional dan berkenaan dengan unsur orang-orang yang ada dalam organisasi. inilah yang disebut wilayah Hubungan Industrial.
- 4 Sebagai ahli administratif yang menekankan pada aspek operasional dan berkenaan dengan proses-proses yang ada dalam organisasi. inilah yang disebut wilayah Manajemen Personalia.
Sehingga
dengan begitu sebuah perusahaan tidak akan kehilangan fungsi yang seharusnya
yaitu fungsi pengelola SDM, baik personalia maupun HRD.
0 Comments